Oggi siamo con Carolina Gritti, Energy Efficiency and New Solutions Development Manager presso Gruppo Enercom, una delle maggiori realtà italiane private del settore Energy & Utility.
D-Ben tornata, Carolina, è un piacere averti di nuovo con noi. Sappiamo che Gruppo Enercom ha recentemente ampliato il proprio portafoglio di servizi nell’ambito fotovoltaico con l’acquisizione della maggioranza di Solarfast Service. Quali sono le principali opportunità che questa espansione ha portato per il tuo team?
«Solarfast Service è entrata a far parte del nostro Gruppo nel luglio del 2024. In termini di opportunità per Gruppo Enercom, questa acquisizione ha sicuramente permesso di ampliare il portafoglio di competenze tecniche, questa volta in ambito fotovoltaico, in modo particolare in relazione alla gestione delle pratiche, delle autorizzazioni e della progettazione per la realizzazione di nuovi impianti fotovoltaici, in campo industriale e non solo.
Questo perché Solarfast Service è una società che opera nel settore da quasi vent’anni, ha una grandissima esperienza e questo fa sì che anche la nostra forza vendita possa avvalersi di tali competenze nella proposizione di soluzioni per la produzione di energia da fonti rinnovabili ai clienti, dall’industriale al residenziale.
Le sinergie sono duplici. Stiamo lavorando con Solarfast Service anche al tema delle Comunità Energetiche Rinnovabili (CER) e dell’autoconsumo diffuso in generale, mettendo a fattor comune le esperienze che, già come Gruppo Enercom, abbiamo iniziato a maturare attraverso lo sviluppo di EnerCER, la comunità energetica fondata dai dipendenti del Gruppo.»
D-In qualità di Energy Efficiency and New Solutions Development Manager, come hai lavorato all’ottimizzazione dei processi di gestione e manutenzione del nuovo parco impianti e delle commesse?
«Da questo punto di vista, a partire da ottobre 2024 abbiamo fatto un lavoro di mappatura e razionalizzazione dei principali processi che Solarfast Service ha in essere e che sono riconducibili a 5 tipologie principali: gestione offerte, gestione pratiche autorizzative, gestione cantieri, manutenzione ordinaria e straordinaria.
I primi processi analizzati sono stati quelli di gestione delle offerte, relativi alla preparazione delle quotazioni per i clienti, siano questi interessati all’attività di manutenzione ordinaria o di revamping di impianti fotovoltaici esistenti, alla realizzazione di nuovi impianti o all’intervento per una manutenzione straordinaria su un impianto già realizzato.
Il secondo filone riguarda le manutenzioni. Solarfast Service vanta un portafoglio molto consistente di clienti sui quali ha realizzato gli impianti fotovoltaici in passato e di clienti che già avevano un proprio impianto fotovoltaico dove si occupa di realizzare le attività di manutenzione ordinaria e straordinaria (dal lavaggio dei pannelli annuale fino alla manutenzione ordinaria dei componenti di impianto, dell’analisi della produttività al monitoraggio giornaliero di come stanno funzionando questi impianti).
Gli altri processi che abbiamo esaminato riguardano il processo che l’azienda del Gruppo Enercom gestisce, dal momento in cui un’offerta viene firmata e si procede con la realizzazione del nuovo impianto fotovoltaico, partendo proprio dall’iter autorizzativo fino alla realizzazione del cantiere.
Abbiamo quindi mappato e ricostruito queste procedure – ottimizzandole e razionalizzandole laddove necessario – e, con il supporto del CRM Specialist di iDigital3 (il vostro Ivano Esposti), abbiamo creato una struttura che ne replicasse i workflow all’interno di CRM 4UTILITIES.
Mi sembra utile specificare che gran parte dello sviluppo dei workflow generali era stato fatto in precedenza per l’Area Gestione e Manutenzione Impianti , ex Divisione Petroli di Rodeschini ora integrata in Enercom, che si occupa di manutenzione e conduzione di impianti termici.
In una logica sostenibile, siamo quindi riusciti a “riutilizzarli”, riadattandoli, personalizzandoli e ampliandoli in alcuni punti, in funzione delle specificità e delle esigenze del business fotovoltaico.
È stato un lavoro intenso perché, per Solarfast Service, questo era il primo approccio a un sistema informatico di supporto. Un fattore importante, del quale abbiamo dovuto tener conto, per declinare nei processi in un sistema il più possibile user friendly e che incontrasse le necessità dell’azienda, senza appesantire l’operatività quotidiana.
Possiamo definirlo quindi un vero e proprio progetto di digitalizzazione dei processi E2E. Molto interessante perché, dal punto di vista informatico, abbiamo ragionato a partire da un foglio bianco, sfruttando però tutte le competenze e le esperienze acquisite nel progetto di implementazione del CRM relativo alla gestione e manutenzione degli impianti termici. Questo ci ha permesso di mettere a terra, in soli due mesi e in modo agile, una serie di workflow operativi, attraverso i quali il team di Solarfast Service ha potuto immediatamente incanalare i propri processi quotidiani.
In merito alla gestione delle commesse, questo processo era già stato implementato a sistema sia per gli impianti fotovoltaici gestiti da Enercom che, poi, per la gestione dell’Area Gestione e Manutenzione Impianti.
Gli impianti fotovoltaici, però, presentano delle specificità di processo legate all’iter burocratico che è molto articolato e richiede una gestione a step.
Con il team iDigital3 abbiamo quindi costruito, oltre alla struttura dati che serve a tenere traccia delle diverse fasi e delle informazioni correlate, un vero e proprio workflow con dei passaggi strutturati che possono essere abilitati in funzione della tipologia di iter burocratico da gestire.
CRM 4UTILITIES ci consente, inoltre, di tracciare le informazioni su strutture SharePoint dedicate. In questo modo, ogni singola fase ha un suo repository dove è possibile caricare e storicizzare le informazioni in modo ordinato e strutturato. Questo perché gli iter sono sempre molto lunghi e farraginosi. È quindi importante avere la mappatura di ogni step per individuare facilmente eventuali problematiche.
La mappatura e l’implementazione di questo processo all’interno del CRM ci permette di ridurre le tempistiche, nel passaggio delle informazioni tra i diversi attori della filiera e di minimizzare le possibilità di errore.
Relativamente alle attività di cantiere, abbiamo poi aperto una sezione del workflow delle commesse ad uno dei subappaltatori principali. In questo modo, tutte le foto, le informazioni, i video, le schede tecniche, le segnalazioni, gli stati avanzamento dei lavori e i Gantt delle commesse vengono condivisi immediatamente. A sua volta, il subappaltatore può fare dei caricamenti diretti, immediatamente disponibili agli altri membri del team.»
D-Quali vantaggi concreti avete riscontrato grazie all’implementazione di CRM 4UTILITIES nella gestione delle manutenzioni e delle commesse per gli impianti fotovoltaici? E come ha reagito il team all’adozione di questo strumento?
«Siamo solo all’inizio del percorso. Siamo partiti dai processi principali e dalle funzionalità base, quindi c’’è ancora molto lavoro da fare. Comunque, la risposta generale da parte del team è positiva, soprattutto per l’ufficio tecnico e la parte amministrativa, che avevamo manifestato già in precedenza la necessità di un monitoraggio dei processi.
In merito ai vantaggi, partendo proprio dalla parte operativa, uno dei principali è sicuramente la possibilità di monitorare attivamente tutte le pratiche in modo ordinato e aggregato in tempo reale, anche grazie al supporto delle dashboard e della reportistica che CRM 4UTILITIES mette a disposizione. Questa funzione consente di avere una vista immediata e a 360° delle attività in corso di gestione e degli operatori che le stanno gestendo, anche in termini di rapporti con i fornitori esterni.
Un altro aspetto positivo è legato al supporto che viene fornito al personale sul campo attraverso checklist dedicate che consentono di mantenere tutte le attività sotto controllo, senza perdere informazioni, e di monitorarne lo stato di avanzamento delle attività in tempo reale. Inoltre, questa modalità di gestione ci permette di ridurre il numero di comunicazioni, evitando scambi di e-mail e telefonate per le pianificazioni degli interventi, avendo immediatamente disponibile una vista condivisa delle attività da svolgere.»
D-Ci sono sviluppi futuri in programma per rendere la gestione degli impianti ancora più efficiente?
«Gli aspetti principali ai quali stiamo lavorando sono prevalentemente relativi alla reportistica.
Il primo è legato alla Direzione. L’obiettivo è garantire immediatezza nell’estrazione dei dati.
Il secondo sviluppo sul quale stiamo ragionando, con il supporto di iDigital3, è l’integrazione con la piattaforma di monitoraggio real-time dei dati degli impianti fotovoltaici dei clienti che hanno attivo un contratto per il telemonitoraggio delle prestazioni. In breve, tali impianti fotovoltaici sono dotati di un sistema di telecontrollo che convoglia i dati su una piattaforma a cui accede sia il personale di Solarfast Service che il cliente.
La sfida sarà integrare, tramite API, i flussi di dati da tale piattaforma a CRM. Questo ci consentirà di creare degli automatismi per produrre la reportistica – che oggi viene fatta manualmente dai tecnici di Solarfast Service, scaricando i dati dalla piattaforma – da inviare direttamente ai clienti.
Questa integrazione sarà fondamentale: oggi la produzione della reportistica avviene su base mensile anche se è necessario un controllo quotidiano delle informazioni sulla piattaforma per verificare il corretto funzionamento di ogni impianto. Avere CRM 4UTILITIES come orchestratore di questi processi sarà significativo per la riduzione delle tempistiche di elaborazione e delle possibilità di errore.
Un lavoro che ci porterà, anche nel medio periodo, a puntare maggiormente e in modo più strutturato sulle manutenzioni predittive, in una logica sostenibile di riduzione di costi e maggior efficacia dell’impianto nella produzione di energia.
Queste attività di sviluppo andranno di pari passo con il censimento delle caratteristiche tecniche del parco impianti gestito, con l’obiettivo di creare un documentale. In futuro potremmo anche decidere di aprire tale documentale ai clienti.
Per CRM 4UTILITIES di iDigital3, anche in questo progetto si riconfermano le caratteristiche di flessibilità e rapidità di integrazione che ci hanno consentito di lavorare in modo agile, realizzando uno strumento operativo in poche settimane. Abbiamo affrontato il progetto attraverso rilasci progressivi che ci hanno permesso di essere operativi man mano, un processo alla volta.
Con l’ingresso di Solarfast Service aumenta il livello di integrazione di Gruppo Enercom nella filiera dell’energia. Banale dire che, per seguire virtuosamente questo percorso, la digitalizzazione continuerà a giocare un ruolo fondamentale.»
